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MEDTRA - Assistantes et Secrétaires - Distanciel
2,5 jours
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17h30
)Ref.
MF-D-UM-PAC-ASS
Sommaire
A distance
Le logiciel MEDTRA est un logiciel de gestion dédié à la Santé au travail.
La formation « Notions de base » débute habituellement par les différents modes de connexion et une présentation générale du logiciel.
Les principales fonctionnalités et éditions en lien avec la gestion des adhérents / collectivités / services et la gestion des salariés / agents sont présentées en détail.
La formation « Planning et convocations » comprend 3 parties principales :
- Le paramétrage du planning
- La planification des rendez-vous (Consultations)
- L’édition des convocations
Les principales fonctionnalités et éditions en lien avec les 3 parties ci-dessus sont présentées en détail pendant la formation.
Le formateur délivre des conseils et des astuces afin de faciliter l’utilisation du logiciel.
Domaine :
Thème :
Notions de base :
- Se connecter à l'application / naviguer dans l'application (notion de ruban) / quitter l’application.
- Rechercher des adhérents, créer / consulter / modifier un dossier adhérent, utiliser les alertes et les outils adhérents
- Rechercher des salariés, créer / consulter / modifier un dossier salarié
- Accéder aux fonctionnalités transversales de l'onglet Accueil (changer son mot de passe, accéder aux guides Utilisateur du logiciel, etc.)
Planning et convocations :
- Paramétrer le planning
- Ajouter des rendez-vous
- Utiliser les astuces de la vision journalière
- Générer et envoyer les convocations
- Rechercher / affecter salariés à convoquer
- Utiliser le module de réservation
- Gérer les absences
- Utiliser les fonctionnalités de la synthèse
- Utiliser l'outil disponibilités
- Supprimer en lot un planning
- Editer le planning
Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows et des outils de bureautique classiques (traitement de texte et tableur).
Vérifier si vous pouvez vous connecter à l'environnement de formation de votre service (mode de connexion "TEST").
Les utilisateurs concernés par cette formation sont tous ceux qui planifient dans le logiciel MEDTRA des rendez-vous (pour les visites médicales / entretiens et examens complémentaires) ; nombre de participants : 5 personnes maximum.(Secrétaires, Assistantes, Infirmier(e)s et Médecins).
NOTIONS DE BASE :
Présentation du logiciel :
- Lancer / Se connecter au logiciel MEDTRA
- Description de la fenêtre principale (Notion de ruban, identifier les onglets)
- Gestion des adhérents :
Liste des adhérents :
- Identifier et utiliser les principaux critères de recherche
- Description du tableau des résultats
- Identifier et utiliser les fonctionnalités automatiques
- Identifier les fonctionnalités proposées par l’aperçu avant impression
Dossier d’un adhérent :
- Ouvrir un dossier
- Identifier la structure en onglets du dossier : identité, adhésion, convocation, équipe, effectif, finance, compta, mémo, questionnaire et journal
- Repérer les éléments clés dans chaque onglet
- Ajouter / modifier les éléments sur lesquels j’ai des droits suffisants
- Accéder à la liste nominative des salariés
- Consulter le suivi médical, le suivi des rendez-vous et les statistiques
Travaux dirigés
Outils et alertes Adhérent :
- Box de l’adhérent :
Consulter l’arborescence
Accéder aux options d’affichage de l’arborescence
Ajouter un document dans un répertoire de la box
- Envoyer un courrier :
Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)
Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)
Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail
Identifier des éléments de publipostage
- Prévention :
Consulter les interventions (A.M.T. et Prévention)
Consulter les demandes d’intervention
Accéder à la dernière Fiche Entreprise (via module Fiche Entreprise)
- Représentations graphiques :
Consulter la liste des visites
Utiliser les critères de recherche
Représenter graphiquement la liste des résultats
Utiliser les options graphiques
- Alertes :
Identifier les différentes alertes « adhérent » : champ personnalisé, effectif déclaré non à jour, alerte en saisie libre, pictogramme des maisons mères / filles
Travaux dirigés
Gestion des salariés :
- Liste des salariés :
Accéder à la liste
Utiliser les principaux critères de recherche
Identifier les dossiers actifs et clôturés
Repérer les principaux boutons d’action de la liste
- Dossier d’un salarié :
Identifier les éléments clés de l’onglet « Identité »
Ajouter des informations « individuelles » : praticiens, compétences, relations familiales, etc.
Connaître les options de transmission du dossier
Distinguer dans l’historique professionnel les emplois en cours et les emplois terminés
Identifier la structure de la carrière
Repérer les boutons d’actions et la légende
Réaliser les modifications les plus fréquentes dans la carrière affectant la nature de contrat, le poste et les fonctions et l’employeur
Distinguer une modification directe et une modification avec historique
Se créer des favoris dans le thésaurus des postes
Ajouter une formation et / ou une qualification dans le dossier du salarié
Travaux dirigés
- Dossier d’un salarié :
Ajouter une exposition déclarée (ajout en lot)
Ajouter et répondre à un échange
Connaître la signification d’un échange type « Avec l’employeur »
Ajouter un arrêt
Consulter les contraintes et préférences de convocation ainsi que l’historique des consultations et des convocations
Utiliser les options d’affichage de l’onglet « Rendez-vous »
Ajouter une consultation à partir du dossier
Ajouter un examen : biométrie, un examen de base (audiométrie, visiométrie, spirométrie), un examen complémentaire, un vaccin
Distinguer l’ajout unitaire et l’ajout en lot
Exporter vers un appareillage compatible et importer les résultats dans MEDTRA
Travaux dirigés
- Affichage Synthèse (blocs) :
Permuter l’affichage
Accéder au mode « Edition »
Configurer l’affichage du dossier
- Création d’un nouveau dossier :
Identifier les 3 méthodes principales
Utiliser la recherche homonymique
Ajouter les informations concernant l’employeur
Outils et alertes salarié :
- File d’attente :
Envoyer en file d’attente
Ajouter un commentaire (facultatif)
Accéder à la file d’attente
Ouvrir une consultation
- Box du salarié :
Consulter l’arborescence
Accéder aux options d’affichage de l’arborescence
Ajouter un document dans un répertoire de la box
Utiliser le glisser / déposer
- Envoyer un courrier :
Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)
Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)
Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail
Alertes (identifier les différentes alertes)
- L'onglet "Accueil":
Synchronisation (lancer la synchronisation)
Messagerie (accéder à la boîte de réception, envoyer un message)
Listes des documents dans les boxs
Liens utiles
Mot de passe (modifier son mot de passe)
Notes de version (consulter la liste des correctifs et des nouveautés)
Mon affichage :
Identifier les 3 modes d’affichage des fenêtres
Iconiser et restaurer les fenêtres
Utiliser l’accès rapide aux fenêtres ouvertes
Utiliser l’aide par mot clé (commande à rechercher)
Guides utilisateurs (accéder à l’aide, consulter les guides)
Quitter l’application (verrouiller la session, quitter l’application et fermer la session)
Travaux dirigés
Evaluation
PLANNING ET CONVOCATIONS :
Présentation du planning :
- Paramétrage du planning :
Accéder au paramétrage
Configurer les horaires de travail (ajouter / dupliquer des plages horaires)
Générer le planning (utilisateur / période / vacation et informations)
Travaux dirigés
- Les 3 modes d’affichage du planning (journalier, hebdomadaire, mensuel)
- Ajouter un rendez vous :
Repérer la structure du planning quotidien : Plages horaires / Activité / Adhérent / Lieu de visite / Mode de visite / Salarié / Nature de visite / Type de convocation
Ajouter un adhérent
Ajouter un salarié
Astuces et conseils :
Ajouter au planning un rendez-vous non nominatif
Bloquer / débloquer une ou plusieurs plage(s) horaire(s)
Copier / Coller / Coller jusqu’ici
Visualiser la colonne commentaires
Annuler un rendez-vous / supprimer une plage horaire
Utiliser les options d’affichage
Déplacer un rendez-vous (avec ou sans annulation)
Travaux dirigés
- Convocations :
Générer les convocations :
Générer une convocation à partir du planning journalier
Générer en lot les convocations à partir du planning journalier
Générer les convocations à partir de la liste des convocations
Envoyer les convocations :
Envoyer une convocation à partir du planning journalier
Envoyer en lot les convocations à partir du planning journalier
Envoyer les convocations à partir de la liste des convocations
Travaux dirigés
- Liste des convocables :
Accéder à la liste des convocables :
Utiliser les critères de recherche basiques
Utiliser les critères de recherche complémentaires
Editer la liste des convocables
Affectation au planning :
Rechercher les plages disponibles
Sélectionner les salariés à convoquer et les plages disponibles d’intérêt
Affecter au planning
Travaux dirigés
- Réservations :
Accéder à l’outil Réservation
Ajouter une réservation :
Rechercher et sélectionner les salariés à convoquer
Rechercher et sélectionner les plages horaires
Valider et éditer la réservation
Liste des réservations :
Rechercher une réservation existante
Ouvrir et modifier une réservation
Affecter les salariés sur les plages horaires
Planning journalier et réservation :
Ouvrir et modifier une réservation
Affecter les salariés sur les plages horaires
- Planning journalier :
Légende des pictogrammes et des couleurs
Actions disponibles à partir du pictogramme (colonne info) :
Créer une visite, un entretien, une activité en milieu de travail, une activité transversale
Envoyer en file d’attente
Recenser les absences
Consulter le dossier d’un adhérent et d’un salarié
- Gestion des absences :
Recenser les absences sur le planning journalier
Générer les visites d’absences :
Rechercher les absences recensées sur différents critères
Renseigner les champs obligatoires (conclusion et date de prochaine visite)
Générer les visites d’absence
Editer la lettre d’absentéisme (unitairement et en lot)
Travaux dirigés
- Synthèse :
Afficher la synthèse :
Rechercher les utilisateurs ou les profils
Utiliser les options d’affichage
Accéder au planning d’une ressource à partir de la synthèse
Partage du planning :
Partager une plage horaire, une matinée, un après-midi, une journée
Annuler un partage
- Outils :
Disponibilité :
Rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource
Utiliser les différents critères de recherche
Identifier les plages avec et sans salarié ; les plages anonymes
Afficher les résultats en utilisant les ruptures proposées
Accéder au planning d’une ressource à partir du tableau de résultats
Supprimer en lot / générer le planning :
Supprimer en lot manuellement
Générer en lot manuellement
Ajouter des plages manuellement
Décaler / Dupliquer :
Décaler : Couper / Coller une ou plusieurs plages horaires
Dupliquer : Copier / Coller une ou plusieurs plages horaires
Impression du planning journalier :
Imprimer sur une période
Imprimer à la journée ou la demi-journée
- Notes de frais :
Accéder à la liste des notes de frais
Ajouter une note de frais
Travaux dirigés
Evaluation finale
La validation du devis déclenche la planification de la session.
Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.
Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.
La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.
Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.
Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.
Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe).
En format distanciel, lorsque les apprenants sont dans la même salle, celle-ci doit être équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format) et d’un équipement audio adapté pour la communication type « pieuvre » ou équivalent.
Lorsque les apprenants sont isolés, chacun doit disposer d’un équipement comprenant : camera / casque / micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran.
Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance de formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques.
L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.
Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.
L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.
A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.
Le temps à prévoir pour ces mises en application est d’un tiers de la séance suivie en général. Pour cette formation, il faut prévoir un temps de mise en pratique en autonomie de 2h, découpé en fonction du nombre de séances planifiées.
L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.
A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.
Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.
Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.
A l’issue de la formation, un certificat de réalisation de formation est mis à disposition de chaque participant.
Mise à jour le
